8 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami

Odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami potrafią uporządkować nawet najbardziej złożoną pracę. Lotnisko o największym natężeniu ruchu w Stanach Zjednoczonych, Hartsfield-Jackson w Atlancie, obsługuje niemal dwa loty na minutę, a 87% z nich odbywa się punktualnie. Każdego dnia osiągnięcie tego wyniku jest możliwe dzięki pracy około 58 kontrolerów ruchu lotniczego i specjalistycznym systemom ATC.

Menedżerowie projektów pełnią w firmie podobną funkcję jak kontrolerzy ruchu lotniczego. Zwiększają efektywność, zapobiegają narastaniu zaległości, dbają o optymalne wykorzystanie zasobów i wspierają współpracę. Pilnują, aby każdy projekt i każda inicjatywa rozpoczęły się i zakończyły we właściwym czasie.

Kontrolerzy ruchu lotniczego korzystają jednak z zaawansowanego wsparcia technologicznego, które pomaga im sprawnie koordynować pracę. Twoi menedżerowie projektów także go potrzebują. Odpowiednie rozwiązania pomagają im skuteczniej zarządzać projektami i dostarczają cennych danych o wynikach. W dalszej części wyjaśniamy, czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami, podpowiadamy, jak wybrać rozwiązanie dla Twojej organizacji, i przedstawiamy osiem najlepszych systemów dla właścicieli firm.

Czym są narzędzia do zarządzania projektami?

Narzędzia do zarządzania projektami to oprogramowanie, które pomaga firmom sprawnie planować, realizować i kończyć projekty. Ułatwia zarządzanie obciążeniem zespołu pracą, przydzielanie zasobów i monitorowanie statusu prac, dzięki czemu menedżerowie mogą skutecznie prowadzić kilka projektów jednocześnie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do zarządzania projektami?

• Planowanie projektów
• Śledzenie postępów
• Raportowanie
• Opcje dostępu
• Plany i ceny
• Narzędzia do współpracy zespołowej
• Narzędzia do zarządzania zasobami
• Metodyki
• Automatyzacja
• Integracje
• Użyteczność
• Przechowywanie danych

Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami zależy od budżetu, wielkości zespołu i konkretnych potrzeb Twojej firmy. Oto najważniejsze funkcje, które warto wziąć pod uwagę podczas poszukiwania rozwiązania dobrze dopasowanego do Twojej organizacji:

Planowanie projektów

Planowanie jest prawdopodobnie najważniejszym elementem zarządzania projektami. Menedżerowie muszą przygotować harmonogram, przydzielić poszczególne zadania, oszacować czas potrzebny na każdy etap oraz zaplanować zadania i kamienie milowe. Ten proces powtarza się przy każdym kolejnym projekcie.

Aby Twój zespół działał jak najwydajniej, potrzebuje odpowiednich funkcji planowania. Szablony projektów i przepływów pracy, widoki kalendarza, zaawansowane funkcje zarządzania zadaniami, takie jak podzadania i zależności, oraz wizualizacje projektów usprawniają planowanie. Dzięki temu menedżerowie mogą lepiej organizować pracę całego zespołu.

Śledzenie postępów

Funkcje śledzenia projektów, takie jak powiadomienia, pulpity nawigacyjne i raporty o stanie realizacji projektów, pomagają monitorować postępy, szybko wykrywać przeszkody i zapobiegać wąskim gardłom. Menedżerowie mogą wskazać projekty, które odbiegają od planu, i odpowiednio wcześnie wprowadzić korekty, aby uniknąć opóźnień. Sam plan nie wystarczy, jeśli nie możesz kontrolować jego realizacji. Śledzenie postępów pomaga realizować projekty zgodnie z planem.

Raportowanie

Narzędzia do raportowania pomagają właścicielom firm planować kolejne projekty i oceniać stan trwających prac. Menedżerowie mogą dzięki nim analizować wyniki, wskazywać obszary wymagające poprawy oraz skuteczniej planować i prognozować w skali całej firmy. Najczęściej wykorzystuje się raporty dotyczące dostępności zespołu, stanu realizacji projektów i czasu pracy.

Opcje dostępu

Coraz więcej aplikacji działa w chmurze. Dotyczy to również narzędzi do zarządzania projektami, które zapewniają zespołowi dostęp do potrzebnych informacji z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Wystarczy urządzenie połączone z internetem.

Niektórzy dostawcy udostępniają również aplikacje mobilne lub komputerowe. Elastyczne formy dostępu są szczególnie przydatne, gdy pracownicy mają nieregularne godziny pracy albo często podróżują. W firmach działających zdalnie lub hybrydowo łatwy dostęp do narzędzi do zarządzania projektami ma jeszcze większe znaczenie.

Plany i ceny

Porównaj dostępne plany, koszty i modele rozliczeń, aby wybrać opcję odpowiednią dla Twojej firmy. Większość dostawców pobiera opłatę za każdego użytkownika, dlatego wraz z rozwojem zespołu rosną także koszty. Jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem, poszukaj bezpłatnego okresu próbnego lub darmowego planu. Niektóre rozwiązania pozwalają dokupować pojedyncze funkcje albo przejść na płatny plan, gdy pojawi się taka potrzeba.

Narzędzia do współpracy zespołowej

Wybierz narzędzia, które ułatwiają komunikację i pomagają zespołowi lepiej współpracować. Wspólna edycja, wiadomości na platformie, narzędzia do spotkań, udostępnianie plików i wątki komentarzy pozwalają osobom pracującym zdalnie lub w różnych lokalizacjach sprawnie realizować wspólne projekty.

Wiele aplikacji porządkuje rozmowy według projektów lub zadań. Dobre narzędzia do zarządzania projektami dają zespołowi przestrzeń do komunikacji, a najlepsze dodatkowo ją ułatwiają i wspierają.

Narzędzia do zarządzania zasobami

Niektóre narzędzia umożliwiają szacowanie kosztów projektu oraz ocenę, ile pracy może przyjąć cały zespół i każdy z jego członków. Pozwalają również obliczać rzeczywiste koszty zakończonych projektów, a jeśli projekt generuje przychody, także osiągnięty zysk.

Takie funkcje pomagają kontrolować obciążenie pracą, lepiej wykorzystywać możliwości zespołu, analizować zwrot z inwestycji i skuteczniej planować. W efekcie firma może działać wydajniej i osiągać większą rentowność.

Metodyki

Jeśli Twój zespół pracuje według określonej metodyki zarządzania projektami, wybierz narzędzie, które ją obsługuje. Podejścia Kanban i Agile najlepiej wykorzystasz w oprogramowaniu zaprojektowanym z myślą o takich sposobach pracy. Niektóre platformy udostępniają również gotowe szablony przepływów pracy dopasowane do tych popularnych metodyk.

Automatyzacja

Automatyzacja pozwala menedżerom projektów skupić się na najważniejszych zadaniach, a powtarzalne drobiazgi powierzyć systemowi. Funkcje automatyzacji przepływów pracy mogą samodzielnie aktualizować statusy i generować raporty, przydzielać zadania na podstawie stanu wcześniejszych prac, a nawet zmieniać przydział zadań i terminy ich realizacji na podstawie danych o obciążeniu członków zespołu.

Integracje

Większość narzędzi do zarządzania projektami oferuje wbudowane integracje lub połączenia tworzone przez zewnętrznych dostawców. Szukaj platformy, która sprawnie współpracuje z najważniejszymi elementami Twojego środowiska technologicznego, takimi jak sklep internetowy, usługa poczty e-mail, system przechowywania plików i kalendarz. Dobrze zintegrowany ekosystem oprogramowania powinien działać równie sprawnie jak zgrany zespół.

Użyteczność

Zarządzanie projektami jest prostsze, gdy zarówno menedżerowie, jak i pozostali członkowie zespołu mogą z łatwością obsługiwać system. Pracownicy będą spędzać na platformie dużo czasu, dlatego wybierz narzędzie z przyjaznym interfejsem i przejrzystymi funkcjami. Łatwy w obsłudze system przyspiesza też wdrażanie nowych użytkowników i przekazywanie obowiązków związanych z zarządzaniem projektami.

Przechowywanie danych

W narzędziu do zarządzania projektami gromadzi się wiele materiałów związanych z pracą zespołu. Połączenie go z systemem przechowywania plików może zwiększyć wydajność i ułatwić współpracę. Upraszcza kontrolę wersji, ogranicza przesyłanie dokumentów między pracownikami i eliminuje konieczność szukania materiałów w kilku osobnych systemach.

Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami

• Monday.com
• ClickUp
• Miro
• Asana
• Basecamp
• Airtable
• Wrike
• Zoho Projects

Dobre narzędzie do zarządzania projektami może zwiększyć wydajność, usprawnić współpracę wewnętrzną, poprawić jakość pracy i pomóc w terminowej realizacji złożonych przedsięwzięć. Zacznij poszukiwania od przeglądu ośmiu rozwiązań szczególnie przydatnych właścicielom firm.

Monday.com

Monday.com to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga właścicielom firm usprawniać przepływy pracy, zarządzać zadaniami i monitorować postępy. Oferuje konfigurowalne szablony automatyzacji, wspólną tablicę oraz przyjazny interfejs wykorzystujący oznaczenia kolorystyczne z konfigurowalnym pulpitem nawigacyjnym. Użytkownicy mogą wybierać spośród kilku widoków projektu, między innymi osi czasu, kalendarzy i wykresów Gantta, czyli narzędzi do tworzenia harmonogramów.

Funkcje

• konfigurowalne przepływy pracy
• wiele widoków projektu
• ponad 200 konfigurowalnych szablonów
• automatyzacja przepływów pracy
• aplikacje mobilne i komputerowe
• konfigurowalny pulpit nawigacyjny
• wspólne tablice
• całodobowa obsługa klienta w planach płatnych
• ponad 200 aplikacji i integracji
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Basic: 9 USD (ok. 36 zł) za użytkownika miesięcznie
• Standard: 12 USD (ok. 48 zł) za użytkownika miesięcznie
• Pro: 19 USD (ok. 76 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: kontakt z działem sprzedaży

ClickUp

ClickUp to elastyczna platforma usprawniająca pracę zespołów, która pozwala firmom zarządzać w jednym miejscu projektami, wiedzą, zasobami, operacjami, rozwojem produktu i relacjami z klientami.

Liczne funkcje współpracy ułatwiają komunikację, a automatyzacja przepływów pracy usprawnia powtarzalne działania. Funkcje CRM dostępne w ClickUp obejmują udostępnianie plików i folderów, aktualizacje statusów oraz procesy zatwierdzania. ClickUp wyróżnia się także funkcją ewidencji czasu pracy, asystentem opartym na generatywnej sztucznej inteligencji i narzędziem do zarządzania portfelem projektów.

Funkcje

• wiele widoków projektu
• grupy użytkowników
• asystent AI ClickUp Brain
• ponad 1000 narzędzi i integracji
• ponad 1000 szablonów przepływów pracy, projektów i treści
• CRM
• nagrywanie wideo w obrębie platformy
• całodobowa obsługa klienta
• wspólne dokumenty
• czat na platformie
• aplikacje mobilne i komputerowe
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Unlimited: 7 USD (ok. 28 zł) za użytkownika miesięcznie
• Business: 12 USD (ok. 48 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: kontakt z działem sprzedaży

Miro

Miro to wspólna, wizualna przestrzeń robocza z funkcjami zarządzania projektami. Udostępnia 1000 gotowych szablonów, w tym tablice Kanban, mapy myśli, wykresy Gantta i schematy blokowe.

Użytkownicy mogą wspólnie edytować tablice, tworzyć diagramy, podsumowania i briefy przy użyciu Miro AI oraz dostosowywać platformę za pomocą narzędzi dla programistów. Miro oferuje też funkcje przeznaczone do prowadzenia spotkań, takie jak sesje w mniejszych grupach, głosowania, minutnik i narzędzie do zarządzania agendą.

Funkcje

• ponad 100 aplikacji i integracji
• historia wersji
• Miro AI
• interaktywne prezentacje wideo
• foldery projektów
• narzędzia programistyczne
• minutnik spotkań
• ponad 1000 szablonów
• opcje własnej identyfikacji wizualnej
• aplikacje mobilne i komputerowe
• zarządzanie uprawnieniami
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Starter: 8 USD (ok. 32 zł) za użytkownika miesięcznie
• Business: 16 USD (ok. 64 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: kontakt z działem sprzedaży

Asana

Asana to platforma do zarządzania projektami, która oferuje różne widoki projektu, w tym listy zadań, kalendarze, osie czasu, wykresy Gantta i tablice. Członkowie zespołu mogą swobodnie przełączać się między nimi i dostosowywać widok własnej skrzynki zadań.

Narzędzie AI w Asanie potrafi tworzyć zadania, podsumowywać treści, proponować usprawnienia procesów i odpowiadać na pytania. Pomaga w ten sposób zespołom usprawniać przepływy pracy i szybciej planować. W odróżnieniu od wielu innych systemów do zarządzania projektami Asana zapewnia również nieograniczoną przestrzeń na pliki we wszystkich planach.

Funkcje

• wiele widoków projektu
• konfigurowalne szablony przepływów pracy
• konfigurowalna skrzynka zadań
• nieograniczona przestrzeń na pliki
• automatyzacja przepływów pracy
• Asana AI
• konfigurowalne ustawienia powiadomień
• ponad 450 aplikacji i integracji
• raporty postępów, wydatków i przychodów
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Starter: 10,99 USD (ok. 44 zł) za użytkownika miesięcznie
• Advanced: 24,99 USD (ok. 100 zł) za użytkownika miesięcznie

Basecamp

Basecamp upraszcza zarządzanie projektami w małych zespołach.

Zgodnie z zasadą „mniej znaczy więcej” Basecamp koncentruje się na najważniejszych funkcjach zarządzania projektami. Pomaga ograniczyć czynniki rozpraszające uwagę dzięki funkcji wyciszania powiadomień i wyróżnia się jednostronicowymi widokami projektów. Jednocześnie zapewnia wszystkie podstawowe możliwości: przechowywanie dokumentów, wiadomości w aplikacji, planowanie i śledzenie prac oraz wsparcie związane z rozliczeniami i wdrażaniem nowych użytkowników.

Funkcje

• wiadomości na platformie
• listy zadań do wykonania
• jednostronicowy pulpit użytkownika
• narzędzie do planowania
• czat grupowy
• przechowywanie plików
• wizualizacja postępów
• scentralizowane menu powiadomień
• wyciszanie powiadomień
• narzędzia do rozliczeń i wdrażania nowych użytkowników
• biblioteka integracji zewnętrznych
• aplikacje mobilne i komputerowe
• całodobowa obsługa klienta w planie Pro
• 30-dniowy darmowy okres próbny

Ceny

• Basecamp: 15 USD (ok. 60 zł) za użytkownika miesięcznie
• Basecamp Pro: 299 USD (ok. 1196 zł) miesięcznie dla nieograniczonej liczby użytkowników

Airtable

Airtable to platforma do tworzenia aplikacji bez programowania. Pomaga zespołom budować rozwiązania dopasowane do potrzeb zespołu wspierające kluczowe procesy biznesowe, w tym rozwój produktów oraz zarządzanie przepływami pracy, projektami, finansami, operacjami i zasobami ludzkimi. Obsługuje widoki kalendarza, tablice Kanban, galerie i siatki. Oferuje także asystenta AI, który podsumowuje notatki, kategoryzuje opinie, przekazuje zadania odpowiednim osobom i tworzy treści.

Funkcje

• wiele widoków projektu
• przechowywanie plików
• kreator interfejsów
• tworzenie aplikacji bez kodowania
• elastyczne raportowanie
• dodatek Airtable AI
• automatyzacja przepływów pracy
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Team: 20 USD (ok. 80 zł) za użytkownika miesięcznie
• Business: 45 USD (ok. 180 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: kontakt z działem sprzedaży
• dodatek Airtable AI: 6 USD (ok. 24 zł) za użytkownika miesięcznie

Wrike

Wrike to łatwe w obsłudze oprogramowanie do zarządzania projektami z interfejsem przypominającym arkusz kalkulacyjny. Obejmuje funkcje planowania, śledzenia, zarządzania zasobami i raportowania. Udostępnia kilka widoków projektu oraz wspiera metodyki Kanban i Agile.

Funkcje

• automatyzacja przepływów pracy
• aplikacje mobilne i komputerowe
• wiele widoków projektu
• pulpit projektu
• narzędzie oparte na generatywnej AI
• przechowywanie plików
• narzędzie do obsługi zgłoszeń klientów
• zatwierdzanie i edycja na platformie
• narzędzia do planowania zasobów
• biblioteka integracji
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Business: 9,80 USD (ok. 39 zł) za użytkownika miesięcznie
• Team: 24,80 USD (ok. 99 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: kontakt z działem sprzedaży
• Pinnacle: kontakt z działem sprzedaży

Zoho Projects

Zoho Projects to platforma do zarządzania projektami stworzona przez międzynarodowego dostawcę oprogramowania biznesowego Zoho. Integruje się z całym pakietem narzędzi Zoho do pracy, w tym z systemem CRM, rozwiązaniem sprzedażowym, narzędziem analitycznym i platformą do przechowywania plików. Oferuje również integracje zewnętrzne z aplikacjami Google i Microsoft oraz wieloma innymi popularnymi narzędziami wykorzystywanymi w firmach.

Zoho udostępnia kreator wykresów Gantta, automatyczne raporty projektowe, karty czasu pracy na platformie oraz automatyczne fakturowanie dzięki integracji z Zoho Invoice. Jest też tańsze od wielu innych narzędzi do zarządzania projektami: oferuje darmowy plan oraz plan Enterprise za 9 USD (ok. 36 zł) miesięcznie za członka zespołu przy rozliczeniu rocznym.

Funkcje

• wiele widoków projektu
• karty czasu pracy
• fora
• automatyczne fakturowanie z Zoho Invoice
• biblioteka integracji
• przechowywanie plików
• czat na platformie
• szablony projektów
• powiadomienia o zatwierdzeniach
• ewidencja czasu pracy w planach płatnych
• raporty dotyczące projektów
• aplikacja mobilna i komputerowa
• dostępny darmowy plan

Ceny

• dostępna wersja darmowa
• Premium: 4 USD (ok. 16 zł) za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: 9 USD (ok. 36 zł) za użytkownika miesięcznie