Skladový systém: Průvodce výběrem softwaru

Kvalitní skladový systém pomáhá obchodníkům organizovat řízení zásob napříč celým dodavatelským řetězcem. Umožňuje přesně sledovat produkty, předpovídat poptávku a zajistit dostatek zboží pro její bezproblémové pokrytí.

Jak vaše firma postupně roste, určitě nechcete řešit systém pro správu objednávek pomocí hromady nesourodých tabulek a aplikací. Raději využijte profesionální software. Tyto nástroje často pracují s automatizací a začleňují AI nástroje pro podnikání. Pomohou vám kompletně sjednotit prodejní data a sledovat zásoby po celou dobu jejich životního cyklu.

Každé řešení je navrženo pro trochu jiné e-commerce podnikání. Pochopení různých typů platforem a jejich konkrétních možností je tak stejně důležité jako srovnávání samotných dodavatelů. Tento průvodce podrobně představuje čtyři špičkové systémy spolu s funkcemi, které byste při finálním výběru měli určitě zvážit.

Co přesně umí skladový systém?

Kvalitní software pro řízení zásob poskytuje ucelené řešení pro sledování stavu produktů a vytváření užitečných reportů. Tyto nástroje pečlivě dohlížejí na dostupné počty kusů, nové objednávky a kompletní plnění objednávek mezi vámi, zákazníky a dodavateli.

Své zásoby můžete běžně sledovat pomocí několika základních metod:

• Manuální evidence zásob: Týmy ručně počítají a aktualizují záznamy o zásobách, často pomocí tabulek nebo dokonce papírových archivů.
• Periodická evidence zásob: Zásoby se počítají a aktualizují v pravidelných intervalech. Software IMS pak v těchto okamžicích může vypočítat náklady na prodané zboží (COGS) a hodnotu konečných zásob.
• Průběžná evidence zásob: Nástroje IMS mohou automaticky upravovat množství zásob při příjmu, prodeji a vrácení produktů, tedy nikoli jen v pevně stanovených intervalech.

Tyto metody popisují, jak a kdy se záznamy o zásobách aktualizují. Systémy IMS se také liší možnostmi a pracovními postupy, které podporují.

Typy skladových systémů

Obchodníci musí mít produkty skladem v okamžiku, kdy si je zákazníci chtějí koupit. Mezi objednáváním zásob, prodejem, dopravou a skladováním se však řízení vašeho dodavatelského řetězce může stát složitým úkolem.

Existují různé typy systémů IMS, které vám s tím pomohou:

• Systémy založené na tabulkách: Jsou náchylné k lidským chybám: chyby v počítání nebo překlepy mohou narušit přesnost evidence zásob. Tyto systémy mohou stačit pro jednodušší provoz, ale s rostoucím objemem zásob, počtem poboček nebo prodejních kanálů se stávají méně udržitelnými.
• Základní systémy pro sledování zásob: Zaměřují se na počítání zásob a někdy jim chybí pokročilé funkce, jako je předpovídání poptávky a generování nákupních objednávek.
• Automatizované systémy: Tyto systémy aktualizují množství zásob v reálném čase při prodeji a vrácení produktů. Ty jsou často v cloudu a přístupné odkudkoli, s integracemi, které propojují data o zásobách napříč prodejními systémy a systémy pro vyřizování objednávek.
• Systémy integrované s ERP: Ty pomáhají obchodníkům s omnichannel prodejem, kteří mají více skladů, prodejních kanálů nebo prodejen. Data o zásobách z každého z nich se sjednocují uvnitř systému pro plánování podnikových zdrojů (ERP).

Správný typ skladového systému závisí na procesech řízení zásob, počtu poboček a prodejních kanálů, které maloobchodník potřebuje spravovat.

Na co se zaměřit při výběru skladového systému?

Zde je stručný přehled klíčových funkcí, na které byste se měli zaměřit při srovnávání skladového systému:

Monitorování a kontrola zásob

Tyto nástroje zajišťují, aby bylo dostatek zboží k vyřízení objednávek zákazníků. Dělají to pomocí funkcí monitorování a kontroly zásob, jako jsou:

• Výpočty pojistných zásob
• Upozornění na nízké zásoby
• Automatické nákupní objednávky odesílané velkoobchodním dodavatelům ještě předtím, než produkt dojde

Značka Cozykids kombinuje nativní sledování od Shopify s aplikací Shopify Flow. Tým dostává automatická upozornění při poklesu stavu skladu. Marketingový tým díky tomu hned ví, které produkty má aktuálně propagovat, a komu odeslat informační e-mail o naskladnění v případě, že u zákazníka proběhla předobjednávka.

„Běžná správa skladu vyžaduje zapojení člověka, ale díky POS systému a nastavení aplikace Flow jsme ušetřili obrovské množství času a odstranili lidské chyby,“ říká kreativní ředitel Panos Voulgaris. „Když pracujete s obrovským katalogem s 6 000 až 7 000 produkty, je to neuvěřitelně užitečné. Flow to výrazně zjednodušuje.“

Sladění prodeje napříč kanály

Kvalitní nástroj napříč kanály sjednocuje data ze všech vašich prodejních míst. To zahrnuje Direct to Consumer prodej, kamenné prodejny, online tržiště i obchody na sociálních sítích. Podle zprávy společnosti Deloitte plánuje třetina manažerů v retailovém sektoru investovat právě do této viditelnosti v reálném čase.

Dokonalý přehled napříč prodejními kanály v rámci e-commerce platformy Shopify vám umožní včas rezervovat zásoby pro vaše B2B velkoobchodní partnery. Pokud máte skladem 1 500 kusů a 1 250 jich slíbíte B2B odběrateli, systém je bez problémů označí jako přislíbené. Pro běžné zákazníky tak zůstane k dispozici přesně 250 kusů.

Synchronizace mezi více sklady

Softwary schopné synchronizovat více skladů přesně ukazují stav i konkrétní lokaci vašeho zboží.

Získáte tak solidní základ pro lepší rozhodování o doručování. Skladování fyzických produktů blíže k cílovému zákazníkovi zkracuje celkovou vzdálenost doručení. To logicky snižuje náklady na dopravu a zvyšuje rychlost dodání, což jsou zásadní faktory pro většinu nakupujících.

The Inspiration Company využívá Shopify (případovou studii si můžete přečíst v angličtině) k přeměně svých prodejen na menší distribuční centra. Sledují ty nejoblíbenější položky na každé ze svých více než 50 poboček a následně přesouvají zboží přesně tam, kde je právě potřeba. Tento plošný přehled jim umožňuje proaktivně doplňovat regály dlouho předtím, než se produkt vyprodá.

Komplexní reporting a analytika

Pokročilé analytické nástroje rychle ukážou ty nejprodávanější a nejméně prodávané položky. Tyto přesné poznatky z dat pak ovlivní vaše budoucí objednávky.

Mnoho systémů navíc implementuje AI v e-commerce, což zrychluje analýzu dat a odhalování skrytých souvislostí. Výzkum ukazuje, že 75 % prodejců je ochotno svěřit řízení zásob umělé inteligenci. Shopify má v sobě přímo zabudovaného chytrého asistenta Sidekick, který spolehlivě zvládne:

• Vytvářet vlastní analýzy
• Analyzovat data a získávat poznatky o zásobách
• Nabízet personalizované rady pro růst vašeho obchodu

Předpovídání objemu a prediktivní analytika

Kvalitní skladový systém dokáže využít historická data o zásobách k předpovědi objemu prodeje. Maloobchodníci mohou tyto funkce prediktivní analytiky využít k:

• Identifikaci sezónních vzorců poptávky
• Optimalizaci bodů opětovného objednání
• Úpravě kapacity pro vyřizování objednávek
• Optimalizaci rozpisů směn personálu
• Předpovídání optimálních období pro akce a slevy

Kenny Flowers používá vlastní reporty v Shopify ke sledování výkonnosti každé ze svých prodejen (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

„Tento přehled nám pomáhá sledovat ty nejsilnější okamžiky v návštěvnosti prodejen, určovat optimální počet zaměstnanců na směně a rozhodovat se na základě dat o všem, od zásob až po otevírací dobu,“ říká zakladatel Kenny Haisfield. „Všechna tato data jsou v Shopify, což předpovídání a plánování nesmírně usnadňuje.“

Generování nákupních objednávek

Skladový systém usnadňuje generování a odesílání nákupních objednávek dodavatelům. To celý proces výrazně zrychlí. Systém vás totiž dokáže automaticky upozornit na pokles pojistných zásob, ihned najde správný kontakt na dodavatele a vygeneruje finální objednávku k vašemu schválení. To vše s minimálním zásahem člověka.

Finanční reporting a integrace s účetnictvím

Finanční týmy používají ocenění zásob k výpočtu daní a přípravě výkazů. Zvolte si proto takový systém, který se integruje s vašimi finančními nástroji, aby na obou platformách používal stejnou metodu oceňování, ať už jde o:

• First in, first out (FIFO)
• Vážený průměr

Software může také poskytovat přehled o klíčových ukazatelích v reálném čase. Patří sem e-commerce KPI, jako jsou náklady na prodané zboží, obrátkovost zásob nebo takzvaná doba obratu zásob. Když tyto metriky vycházejí přímo ze systému namísto ručně vyplňovaných tabulek, pracují finanční i provozní oddělení s naprosto stejnými a přesnými čísly.

4 nejlepší řešení pro skladový systém

Váš skladový systém by měl udržovat stavy vašich zásob a usnadňovat vám odesílání produktů zákazníkům. Měl by se také integrovat s dalšími podnikovými systémy, ať už jde o administraci vašeho Shopify obchodu nebo váš oblíbený účetní software.

Zde je stručný výběr skladových systémů, které stojí za zvážení, spolu s funkcemi a recenzemi zákazníků, jež vám pomohou při rozhodování:

1. Shopify

Nativní skladový systém od Shopify pomáhá maloobchodníkům sledovat pohyby zásob, aktualizovat stavy a v reálném čase spravovat převody zásob mezi více pobočkami.

Systém se integruje s vaší stávající technologickou infrastrukturou, včetně systémů ERP, poskytovatelů logistiky třetích stran (3PL) a skladových systémů, čímž zajišťuje centralizovanou správu a konzistenci zásob. Synchronizuje data o zásobách napříč všemi prodejními kanály a nabízí tak přesný přehled a kontrolu nad stavem vašeho skladu.

Mezi vynikající funkce patří:

• Sjednocené řízení zásob napříč všemi kanály: Spravujte stavy a dostupnost zásob pro internetové obchody, kamenné pobočky a online tržiště z jednoho rozhraní.
• API pro převody a úpravy zásob: Využijte Shopify jako hlavní a jediný zdroj pravdivých dat v reálném čase a synchronizujte stav zásob s externími systémy.
• Rozšíření uživatelského rozhraní pokladního systému (POS): Přizpůsobte si skladové procesy na prodejně přesně podle konkrétních a provozních požadavků vašeho týmu.
• Sidekick: Využijte asistenta s umělou inteligencí k odhalování poznatků o zásobách, tvorbě vlastních reportů a automatizaci rutinních úkolů.
• Shopify Flow: Navrhujte a nasazujte automatizace ke snížení manuální práce a zjednodušení procesů řízení zásob.
• Vlastní reporty o zásobách: Získejte přístup k podrobným historickým datům o zásobách pro sledování trendů a generování poznatků o výkonnosti.
• Pokročilá logika alokace a vyřizování objednávek: Nastavte si pravidla pro rezervaci zásob a přizpůsobte strategie vyřizování objednávek pro každý prodejní kanál.

Cena: Funkce pro řízení zásob jsou zahrnuty ve všech tarifech Shopify.

2. Katana

Katana je skladový systém navržený tak, aby propojil řízení výrobního procesu s konečným vyřizováním objednávek. Znamená to, že software zvládne spravovat celý proces od nákupu surovin přes samotnou výrobu až po hotový produkt a jeho odeslání zákazníkovi.

Systém pokrývá i agendu přímo ve výrobní hale, jako je plánování úkolů a evidence informací. Tento nástroj poslouží k výpočtu odhadovaných nákladů a stanovení přesných termínů dokončení, takže získáte kompletní přehled o všech svých procesech.

Mezi vynikající funkce patří:

• Dostupná integrace se Shopify
• Přehledy pro vizuální plánování výroby
• Data v reálném čase pro řízení zásob
• Aplikace pro řízení pracovníků ve výrobě
• Nástroje pro předpovídání zásob

Cena: Bezplatný tarif je omezen na 30 SKU napříč třemi pobočkami. Placené tarify s neomezeným počtem SKU, uživatelů a integrací začínají na 299 USD měsíčně (cca 6 280 Kč).

3. Cin7 Core

Cin7 Core kombinuje více přehledů pokrývajících různé aspekty vašeho podnikání, od zásob a výroby po integraci prodeje a reporting. Dokáže sledovat zákaznické objednávky od poptávky přes vyřízení, aby poskytl jasný přehled o tom, co se děje napříč všemi vašimi prodejními kanály.

Mezi vynikající funkce patří:

• Dostupná integrace se Shopify
• Podrobné sledování prodeje a zásob
• Značkový portál pro sledování zákaznických objednávek
• Integrace s více než 700 platformami
• Přizpůsobitelné reporty o prodeji, nákupech a datech o zásobách

Cena: Standardní tarify začínají na 349 USD měsíčně (cca 7 330 Kč). Za další uživatele, integrace, POS pokladny nebo portály mohou být účtovány dodatečné poplatky.

4. NetSuite Inventory Management

Tento modul je pevnou součástí podnikové sady Oracle ERP. Jde o robustní řešení pro více kanálů, které ukazuje zásoby v reálném čase napříč veškerými vašimi lokacemi. Spolehlivě pokryje prodejny, krátkodobé pop-up obchody, externí logistiku i obří sklady.

Můžete detailně analyzovat každý krok objednávky a včas odhalit případnou neefektivitu. Systém také nabízí celkový pohled na sklad podle odhadované zákaznické poptávky a prodejních prognóz.

Mezi vynikající funkce patří:

• Integrace se Shopify prostřednictvím aplikace NetSuite ERP Connector
• Přehled o zásobách v reálném čase napříč sklady, prodejnami a poskytovateli 3PL
• Nástroje pro doplňování zásob
• Smart Count pro počítání zásob
• Podrobné sledování zásob s čísly šarží a sériovými čísly

Cena: Funkce pro řízení zásob jsou zahrnuty v licenci platformy NetSuite. Ceny jsou stanovovány na míru a mohou zahrnovat roční licenční a implementační poplatek.

Jak najít ten nejlepší skladový systém

Zde je několik tipů, jak najít správný skladový systém pro vaši firmu:

Kdy upgradovat svůj stávající systém

Systém, který jste si vybrali při startu svého podnikání, pravděpodobně nebude tím, jenž vás provede celým obdobím růstu.

Například pro jediný kanál a jedno distribuční centrum nemusíte potřebovat stejné funkce kontroly zásob jako pro více kanálů, skladů nebo prodejen. Jak se vaše podnikání a provoz rozšiřují, budete pravděpodobně potřebovat systém, který udrží data o zásobách synchronizovaná napříč pobočkami.

Provádějte proto pravidelné audity zásob a sledujte varovné signály, které naznačují, že se vyplatí systém upgradovat:

• Klesající přesnost objednávek způsobená vzájemně nepropojenými systémy
• Časově náročné manuální procesy
• Obtíže s řízením zásob napříč kanály nebo sklady

Keen přešel na Shopify poté, co jeho předchozí systém způsobil zákazníkům komplikace (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

„Nemohli jsme vyhledávat zásoby napříč pobočkami ani objednávat vyprodané položky k odeslání přímo zákazníkům,“ říká Sam Bukingham, ředitel digitálních produktů. „Obyčejné výměny vyžadovaly plnou refundaci a následně novou objednávku, takže zákazníci čekali na vrácení peněz až pět dní.“

Značka Starlight Knitting Society se potýkala s podobným problémem. Od migrace na Shopify eliminovala čas strávený řízením zásob o 2 dny a eliminovali každodenní manuální procesy, které jim způsobovaly předchozí systémy (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

Určete své reálné potřeby a funkce

Začněte tím, že si stanovíte požadavky na skladový systém. Zvažte, kolik prodejních kanálů, skladových poboček a pracovních postupů pro vyřizování objednávek systém musí podporovat.

Jakmile si své potřeby vymezíte, spárujte je s funkcemi skladového systému, jako jsou:

• Sledování v reálném čase
• Podpora více kanálů
• Předpovídání poptávky
• Integrace s POS v prodejně
• Generování nákupních objednávek
• Finanční reporting
• Sledování data expirace nebo šarží

Jen Greenlees, majitelka obchodu s dětským oblečením Sydney So Sweet a maloobchodnice využívající Shopify, našla svůj skladový systém na základě jedné konkrétní funkce: kompatibility s iPadem (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

„Nejdůležitější bylo, aby se vychystávání a odesílání dalo provozovat z iPadů a aby obrazovka vychystávání obsahovala katalogovou fotografii odesílané položky,“ říká Jen. „Díky této funkci se naše chybovost u objednávek snížila téměř na nulu.“

Stanovte si rozpočet

Při vyhodnocování nákladů na skladový systém zohledněte všechny potenciální výdaje. Výpočet celkových nákladů na vlastnictví softwaru (TCO) zahrnuje následující položky:

• Počáteční instalace
• Náklady na nastavení
• Školení personálu
• Migrace z jiných systémů
• Hardware pro sklady a prodejny
• Integrace
• Průběžné náklady na předplatné

Zvažte, jak tyto náklady odpovídají hodnotě, kterou vám skladový systém může přinést, například snížení manuální práce, prevenci vyprodání zásob a zlepšení přesnosti evidence zásob. Náklady na řízení zásob se také mohou lišit v závislosti na tom, zda používáte nativní software nebo software třetí strany.

Shopify má například zabudované funkce pro řízení zásob, aniž byste museli platit za další předplatné. Platforma nabízí nejlepší TCO v e-commerce, s až o 36 % nižším TCO než konkurence.

Hledejte integrace

Váš nový skladový systém by měl doplňovat nebo nahradit vaši stávající technologickou infrastrukturu a měl by být přizpůsobitelný vašemu nastavení. Ověřte si možnosti integrace s vaší e-commerce platformou a všemi dalšími nástroji, které používáte, jako jsou:

• Pokladní systémy (POS)
• Systémy ERP
• Účetní nástroje
• Poskytovatelé logistiky třetích stran (3PL)

Společnost Gesswein zjistila, že její předchozí e-commerce platforma postrádala spolehlivé propojení s ERP systémem. Zaměstnanci trávili čas ručním opravováním nespolehlivých dat o produktech a nesynchronizovaných dat o zásobách.

Značka Gesswein migrovala na Shopify a propojila svůj systém Acumatica ERP prostřednictvím programu Global ERP (případovou studii si můžete přečíst v angličtině). Data o zásobách, objednávkách a zákaznících se nyní synchronizují v reálném čase, což snižuje manuální práci, která byla dříve potřeba k udržení systémů v souladu.

Nezapomínejte na uživatelskou přívětivost

Systém s pokročilými funkcemi je skvělý, ale ne, pokud je pro váš tým příliš složitý. Zvolte řešení, které je uživatelsky přívětivé a zjednodušuje váš provoz. Zvažte náklady a čas, které budete muset věnovat školení sebe i svých zaměstnanců, a také to, jak snadno mohou týmy zvládat každodenní úkoly spojené se zásobami.

Značky využívající Shopify těží z nativního systému IMS, který již sjednocuje data o zásobách napříč všemi prodejními kanály. Zaměstnanci se musí naučit jen jednu platformu. Tomlinson’s díky tomu zkrátil dobu školení nových zaměstnanců na provoz POS téměř o třetinu (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

Výhody používání skladového systému

Mezi výhody používání skladového systému patří:

Méně zmeškaných prodejů

Namísto odhadování stavů vašich zásob skladový systém přesně ukazuje, kolik zásob máte v reálném čase k dispozici k prodeji. Zkombinujte tento přehled s předpovídáním poptávky, abyste snížili riziko vyprodání zásob, které maloobchodníky dohromady stojí odhadem 1,73 bilionu USD ročně (cca 36,33 bilionu Kč).

Sjednocená data uvnitř systému vám také umožňují zachytit prodeje, které by jinak mohly být ztraceny, pokud je produkt vyprodán na jednom kanálu, ale je dostupný jinde. Můžete ho tak zákazníkovi odeslat z jiné pobočky. Například Orlebar Brown používá Shopify k vyřizování těchto objednávek napříč pobočkami (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

„Pokud položka fyzicky není v prodejně, snadno ji můžeme vyřídit ze Shopify POS na iPadu, přijmout platbu a doručit ji následující den do hotelu zákazníka,“ říká technický ředitel Jamie De Cesare. „Je to rychlejší, lepší a nabízí to větší hodnotu než kdy dříve.“

Toto propojení mezi přehledem o zásobách a obchodní výkonností přesahuje jednotlivé objednávky. Přední nezávislá výzkumná firma zjistila, že sjednocená platforma Shopify POS přináší v průměru dodatečný 5% nárůst hrubé hodnoty zboží (GMV) díky integrovanému řízení zásob, vyšší produktivitě centrály a lepší efektivitě marketingu (případovou studii si můžete přečíst v angličtině).

Snížení ztrát na skladu

Maloobchodníci ročně ztrácejí 90 miliard USD (cca 1 890 miliard Kč) kvůli úbytku zásob. Bez přesných systémů sledování je snadné, aby se zásoby ztratily z evidence. Například poškozené zboží nemusí být řádně zaznamenáno nebo se zásoby mohou ztratit ve velkých skladech.

Zkombinujte automatizovaný software pro řízení zásob s RFID štítky, které automaticky aktualizují váš skladový systém, když produkt projde každou fází cyklu zásob. Zpráva společnosti Zebra z roku 2025 zjistila, že 87 % maloobchodních manažerů považuje automatizaci a funkce umělé inteligence, jako jsou tyto, za zásadní součást své strategie prevence ztrát.

Optimalizace reálných nákladů na zásoby

Přesné reporty ze softwaru pro kontrolu zásob ukazují, které produkty mají nejvyšší a nejnižší objem prodeje. Objednáváním menšího počtu SKU s nízkým objemem prodeje mohou maloobchodníci uvolnit více skladového prostoru pro zásoby, které přinášejí vyšší tržby.

Správa logistických partnerů (3PL)

Výkyvy v poptávce, sezónnost, logistika dodavatelského řetězce a přirozený životní cyklus produktu mohou způsobit, že řízení zásob připomíná pohyblivý cíl. Když spolupracujete s logistickou firmou třetí strany, mohou tyto výkyvy ztížit komunikaci potřeb zásob během prodejních špiček.

S centralizovaným systémem mohou maloobchodníci i 3PL partneři přistupovat ke stejným informacím, což udržuje komunikaci jasnou a přehlednou.